На полках - история
В новомосковском архиве хранятся документы - как предприятий и организаций, так и личного происхождения, фотодокументы - с 1942 года по настоящее время. Довоенный архив, увы, был уничтожен во время недолгой оккупации города немецко-фашистскими захватчиками и документов военного времени не так много. В основном они касаются уже восстановления городского хозяйства.
- Эти документы в большей степени отражают период восстановления города. Есть решения, в которых можно проследить, например, моменты восстановления химкомбината, больницы или школ, - говорит Юлия Сергеевна.
Ознакомиться с ними может каждый, и такие посетители в архивном отделе бывают. Кто-то пишет курсовую и ищет сведения о том, как раньше выстраивалась работа по землеустройству, регулированию земельных отношений, кто-то собирает материалы по теме города трудовой доблести...
Конечно, отмечает Юлия Сергеевна, большого числа желающих ознакомиться с документами на бумажных носителях не наблюдается: сейчас люди больше черпают информацию из других источников, в частности, интернета.
- Но если кто-то хочет непосредственно прикоснуться к истории, тот, конечно, не смотрит ни на время, ни на расстояние и посещает нас, - говорит она.
Однако чаще всего люди обращаются в архив с другими вопросами.
- Архивный отдел исполняет запросы социально-правового, имущественного характера и тематические. Социально-правовые запросы отражают потребность граждан в оформлении пенсии – выход на пенсию, перерасчет, оформление льготной пенсии. Причем человек может к нам обратиться как лично, так и через Социальный фонд – основная масса запросов поступает через него. Что касается имущественных и тематических запросов - это когда человек, например, оформляет дачу, земельный участок или, наоборот, вступает в права наследования по каким-то недвижимым объектам. В основном самый большой объем запросов - социально-правового характера. А именно – пенсия, - отмечает Юлия Силайчева.
Без срока давности
Работа архивного отдела заключается в приемке и хранении документов от различных организаций. Организации – источники комплектования, которых сейчас порядка двадцати, ежегодно сдают в основном документы постоянного срока хранения: постановления, распоряжения, разрешения на строительство, на ввод в эксплуатацию и т. д.
А организации, которые были признаны банкротами или ликвидированы, сдают документы по личному составу.
- Это могут быть и распоряжения, и приказы, личные карточки, информация по зарплате, чтобы гражданин, который к нам обратился в рамках оказания социально-правового запроса, мог получить исходные цифры, которые отражают его рабочую деятельность в той или иной организации, - поясняет Юлия Сергеевна и подчеркивает, что документы, которые передаются на архивное хранение, должны быть определенным образом оформлены, упорядочены, на них должны быть составлены описи, эти описи должны быть утверждены в министерстве культуры и уже по утвержденным описям ведется приемка документов.
- Документы формируются в дела, эти дела передаются к нам, сотрудник архивного отдела проверяет, чтобы совпадала нумерация, чтобы в личном деле гражданина персональные данные – ФИО, период работы и пр. – совпадали с информацией, которая отражена в описи, чтобы не было никакого раздвоения или опечаток. Сотрудник архивного отдела ведет сверку по количеству листов, по персональным данным, эти дела формируются, упаковываются в короба (если формат документов позволяет), фондируются, делаются ярлыки и устанавливаются на стационарные стеллажи, в то место, которое было отведено для принятия этого фонда. Если формат документов больше, чем А4, то они формируются в архивные связки, которые закрывают эти дела от солнечных лучей, от пыли, чтобы сохранить их в первоначальном виде, - поясняет Юлия Сергеевна. И отмечает, что есть документы постоянного хранения, а есть – долгосрочного (документы по личному составу), которые по истечении определенного периода времени и специальной экспертизы могут быть уничтожены. Но в новомосковском архиве такой процедуры пока не проводилось и все когда-либо переданные туда документы хранятся по-прежнему.
Обратная связь: от звонков до экскурсий
Небольшой коллектив – а в отделе всего шесть сотрудников - очень трепетно относится к документам и к своей работе, отмечает Юлия Сергеевна.
- Прежде чем ехать и заказывать какую-либо справку, человек всегда может обратиться за консультацией по телефону. Или он приезжает к нам и оформляет запрос, или же мы рекомендуем, куда он может обратиться за получением той или иной информации.
За прошлый год архивный отдел выполнил 1493 запроса социально-правового характера, и еще 574 тематического. Это немало.
Но также, помимо работы с посетителями и приема документов на хранение, сотрудники архива организуют выставки по документам архивного фонда – часть из них можно увидеть непосредственно в фойе отдела, пишут статьи к памятным датам, проводят экскурсии для студентов и школьников, выходят с мероприятиями в организации и образовательные учреждения.
Так, к предстоящему юбилея города в школах проводятся уроки, на которых сотрудники архива знакомят ребят с историей города, рассказывают о его памятных, значимых местах.
- Например, дети по старым фотографиям пытаются отгадать, что сейчас в этом здании находится. А потом мы раздаем им кроссворд, тоже по истории города. По итогам урока выбираем победителя от школы, а затем у нас планируется второй этап, уже в стенах архива – квест по истории города, в котором примут участие победители от школ, - рассказывает Юлия Сергеевна. И добавляет, что встречи со школьниками проводятся на постоянной основе, и в школах, и непосредственно в архивном отделе. Им рассказывают о работе архива, показывают, как хранятся документы, как они фондируются.
- Мы им рассказываем, показываем, в чем суть работы, как что выглядит, потому что представления скудные у детей. Кто-то даже поинтересовался у педагога, прежде чем ехать на экскурсию: архив? Что это за завод такой? Но интересно. Особенно школьникам, которые помладше возрастом. Они и на стремяночку могут залезть посмотреть: где, что, как. Вопросы задают разные. Так что стараемся заинтересовывать. Понятно, что тягаться с информационными ресурсами нам сложновато, но дети всегда остаются довольны, - говорит начальник архивного отдела.
Архив активно использует современные технологии и сейчас, например, проводит оцифровку фондов - пока до 1953 года. Оцифрованные документы заливаются в систему КАИСА, которая позволяет сотрудникам при исполнении тех же тематических запросов не идти в хранилище, не искать бумажный документ, а посредством специального программного комплекса сократить время оказания услуг по запросу, поиску нужных документов.
Фотографии
