Однако архивные документы требуют особого внимания и бережного отношения. Неправильное хранение может привести к их повреждению или утрате, поэтому так важно обеспечить сохранность этих бесценных источников информации.
Сотрудники архивного отдела следят за физическим состоянием документов и проводят реставрационные работы. Историческая ценность информации, хранящейся в архивном отделе, будет оценена лишь спустя много лет. И очень важно, чтобы носители этой информации, документы, сохранились в целости для будущих поколений.
Особый интерес как самих работников, так и пользователей читального зала, вызывает скромный архивный фонд, состоящий из фотодокументов. Фотографии прошлых лет позволяют увидеть, как выглядел наш город в разные периоды своего взросления.
В архивном отделе администрации муниципального образования город Новомосковск хранится 261 фонд, что составляет 72355 единиц хранения. Ежегодно архивный отдел пополняется новыми документами, это свидетельствует о его активной деятельности.